Ao abordarmos o tema produtividade no meio jurídico não é raro ouvirmos: “o meu trabalho é intelectual e não posso me preocupar com “produtividade”, tenho que me preocupar com qualidade, responsabilidade!”
Acontece que esses temas, “produtividade, qualidade e responsabilidade” não são excludentes, não devemos abrir mão da qualidade, da responsabilidade e ao mesmo tempo sermos produtivos.
De uma maneira simplista, produtividade é fazer mais com menos. Mais qualidade, mais rapidez e menos custo.
Cenário atual
Em cenários competitivos, com mais pessoas e organizações ofertando o mesmo serviço com mais qualidade, menor preço e prazo menor ou fazemos o mesmo ou estamos fora desse mercado.
Com aproximadamente 1.200.000 advogados e 100.000 sociedades de advogados, e crescendo, este cenário tem sido cada vez mais competitivo e produtividade deve, sim, fazer parte da preocupação e dedicação dos profissionais do direito.
Sendo este, inquestionável diante das leis econômicas, a famosa curva Oferta X Demanda. Se a Oferta de determinado serviço aumenta em uma determinada taxa frente a uma Demanda pelo referido serviço constante ou aumento a uma taxa menor do que a da Oferta, a concorrência será mais acirrada.
Portanto, devemos ficar atentos e buscarmos recursos financeiros, ferramentas e conhecimentos para que possamos ofertar serviços cada vez com mais qualidade, preço competitivo e prazos mais curtos.
Como manter a produtividade nos escritórios de advocacia
Como consultor costumo ouvir: “ótimo, mas como convencer uma sociedade, seus advogados, demais profissionais sobre a necessidade de buscar constantemente um aumento da produtividade?”
De fato, muitas vezes este é um árduo exercício, muito fruto do que falo no primeiro parágrafo acima, em que profissionais das áreas do direito acreditam que devem apenas se preocupar com o exercício do direito em si. Até porque, temas dessa natureza não são ensinados nas universidades.
Felizmente isso vem mudando, seja por uma pressão natural dos mercados, seja por uma melhor organização e profissionalização dos escritórios de advocacia.
Costumo dizer que muitas vezes se trata de um trabalho de catequese, de conscientização e convencimento dos profissionais.
Muitos advogados acham que se formaram em direito para exercer única e exclusivamente a advocacia, mas isso não é verdade, como tudo que fazemos, temos que ser gestores, e bons, para que tenhamos sucesso profissional e pessoal. Portanto, gerir o tempo e os custos também deve fazer parte da nossa rotina. Veja, se não formos produtivos, alguém será!
Como primeiro passo para buscarmos a produtividade devemos ter clareza sobre “o que fazemos”, que serviço desenvolvemos e ofertamos ao mercado.
Tendo esta consciência, entender “como fazemos”, quais os recursos que utilizamos, como é o processo de produção.
Cumprida estas etapas, tentar identificar como melhorar este processo produtivo, melhorando seus resultados.
Não existe uma receita de bolo, uma fórmula mágica, pois existem inúmeras variáveis, mas existem caminhos a serem percorridos que ajudam muito na melhoria da produtividade.
Vamos a alguns:
· Fluxo de trabalho
Entender, ter clareza de todas as etapas do processo produtivo, o passo a passo do que fazemos para elaboração do serviço que prestamos e entregamos, é um passo fundamental para redesenharmos esse processo e eventualmente abolirmos ou reduzirmos etapas desnecessárias, identificarmos e eliminarmos etapas e trabalhos repetitivos, eliminarmos eventuais retrabalhos e excesso de revisões em função da não qualificação dos executores, dentre outras, ou até incluirmos etapas que poderão agilizar o processo, trazendo qualidade, segurança e eventual redução de custo e tempo pela eliminação de outras etapas.
· Recursos
Identificar os recursos utilizados para o processo produtivo como: pessoas, literaturas, dados, equipamentos, parceiros etc., para novamente encontrarmos meios de otimizar a utilização de todos os recursos necessários, e se todos os recursos são realmente necessários, ou ainda, adicionar recursos que da mesma forma acima possam agregar qualidade e segurança, com eventual redução de custo e tempo pela eliminação de outras etapas.
· Ferramentas
Quais ferramentas utilizamos para elaboração dos serviços que prestamos? Existem meios de utilizarmos melhor essas ferramentas? Existem outras ferramentas que poderão ajudar no aumento da produtividade?
Exemplos: softwares; aplicativos; conexões etc., como GED – Gestão Eletrônica de Documentos; robôs; análises preditivas; assinatura digital; I.A. – Inteligência Artificial etc.
É importante sabermos que é natural enfrentarmos resistências, sejam elas de outros profissionais da nossa organização, como de nós mesmos, mas termos consciência nos ajuda a superá-las.
Enfrentando as resistências
· Comodismo
Sempre fiz assim e vem dando certo, por que mudar? Primeiro, porque o mundo está mudando, as pessoas estão mudando, as exigências, necessidades, recursos, ferramentas, concorrência estão mudando, e o mais importante é que: sucesso passado não garante sucesso futuro! O que nos trouxe até aqui não necessariamente será o que nos levará ao sucesso daqui para a frente.
· Medo
É natural para muitos o medo de sair da zona de conforto, fazer diferente. Enfrentar o novo muitas vezes assusta, pois isso significa entrar numa zona desconhecida, sem saber o que vamos enfrentar, se teremos competência e capacidade para continuarmos fazendo tão bem como fazíamos antes, no entanto não encarar esse medo e não o enfrentar, pode ser muito mais assustador.
· Conservadorismo
Conservadorismo por não acreditar que as novidades, mudanças e inovações vão contribuir para ganhos de produtividade e de eficiência.
É comum ouvirmos: “isso é só modismo, não resistem ao próximo verão”. Muito dessa fala pode ter a ver com a tradição, pois o direito é uma ciência conservadora, as mudanças no direito acabam ocorrendo geralmente após um tempo em que de fato as situações já mudaram, e porque existem várias inovações que não deram certo, que não vingaram, e esse perfil conservador busca se apegar a essas situações para embasar suas crenças.
De fato, para cada inovação existem inúmeros fracassos que a precederam, mas estes fracassos fazem parte do aprendizado das inovações que terão sucesso, no entanto, ninguém, em sã consciência, pode negar a quantidade absurda de inovações que têm ocorrido de maneira crescente e que têm afetado nossas vidas.
· Achar que o direito é diferente
De fato, o é! Como todas as ciências, cada uma tem a sua particularidade: o direito, a medicina, a engenharia etc., mas isso não a exclui de buscar a produtividade para sobrevivência.
Entenda a importância do aumento da produtividade na prestação do serviço jurídico e a relação com qualidade e cultura
Com a minha experiência, eu sugiro como primeiro passo para iniciar o processo de mudança e melhoria da produtividade é entender e aceitar a importância do aumento da produtividade na prestação do serviço jurídico.
Ser humilde e admitir que o advogado não foi treinado e orientado para isto.
Por tudo isso, recomendo buscar ajuda de quem pode contribuir e auxiliar na busca pela melhora da produtividade. Da mesma forma que profissionais que não são da área do direito devem buscar um advogado quando o assunto é da esfera jurídica, por mais simples que seja, advogados devem buscar suporte de profissionais de matérias que não são do seu conhecimento ou expertise.
Apesar de já mencionado acima, quero reforçar que busca pelo aumento da produtividade não pode, de modo algum, prejudicar a qualidade do serviço prestado.
E esse é um cuidado essencial, pois é comum na busca por agilidade e redução de custo para nos tornarmos mais competitivos, relegarmos a segundo plano a qualidade. Cuidado, isso pode ser fatal!
Qualidade é pressuposto, inclusive a busca para melhora da produtividade, quando bem feita, pode contribuir para a melhora da qualidade ao introduzimos processos e ferramentas de trabalho melhores, além do ganho de tempo e custo.
Já há algum tempo a tecnologia tem contribuído muito para processos mais produtivos, os quais podem contribuir para uma melhora na qualidade de vida. Com a utilização de ferramentas tecnológicas muitas vezes conseguimos desempenhar atividades num menor espaço de tempo proporcionando mais tempo “livre”, mas aqui cabe um alerta importante.
De fato, o surgimento da tecnologia como forma de ajudar os profissionais em suas diferentes atividades, substituindo operações repetitivas, sempre se apresentou como a possiblidade para a melhora na qualidade de vida, mas o que observamos na prática foi que esse tempo “livre” acabou sendo ocupado por mais trabalho, exatamente em busca da produtividade e hoje, muitas vezes, trabalhamos mais do que antes.
Portanto, temos um paradoxo, a tecnologia para melhora da qualidade de vida e a perda da qualidade de vida para sermos mais produtivos!
O caminho para sairmos dessa situação é a busca pelo equilíbrio, uma ponderação racional e razoável por cada um nós na gestão do nosso tempo dentro dos nossos princípios e valores.
Trago aqui um novo ingrediente para contribuir com a produtividade, que é uma gestão inteligente do tempo.
Ser produtivo não significa necessariamente trabalhar mais, fazendo mais num espaço de 24 horas. Isso porque, para rendermos bem precisamos estar bem, equilibrados, desde as necessidades básicas como descansado, bem alimentados e motivados. E para tudo isto temos que encontrar o nosso equilíbrio.
Portanto, sugiro, para uma boa gestão do tempo, definirmos quanto devemos dedicar para cada atividade que julgamos importante e necessária (trabalho, dormir, lazer, família, estudar etc.) e incluirmos formalmente numa agenda, preferencialmente eletrônica, pois seus recursos também contribuem.
A palavra aqui é disciplina!
Outro fator importante que nos ajuda a sermos produtivos é a cultura, entender a cultura da sociedade onde estamos inseridos contribui para que possamos gerir melhor o nosso tempo de forma a sermos mais produtivos.
Por exemplo, organizações que valorizam o contato pessoal ao invés do virtual poderá impactar a nossa rotina, portanto, ter consciência dessa cultura fará com que possamos ajustar a nossa agenda.
Em outros casos, devemos mudar a cultura da sociedade para contribuir para o aumento da produtividade. Como exemplo, organizações indisciplinadas quanto a horários de início de reuniões, ou frequência no cancelamento de reuniões próximas ao seu início, ou má gestão da pauta das reuniões, com discussões improdutivas etc.
Por fim, saber dizer não!
A BÓREA, consultoria especializada em gestão de escritórios de advocacia, é liderada por Mario Esequiel, que atua há anos no mercado jurídico, possuindo experiência em grandes escritórios de advocacia, e pode apoiar a gestão do seu escritório.
