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14/07/2020
Ser "Officeless"

Na tradução pura, "Officeless" é “menos escritório”, não no sentido poético de menos trabalho e mais vida pessoal, mas sim, menos escritório físico com incremento de atividades remotas. E podem ou não melhorar a qualidade de vida dos funcionários, vai depender de como é idealizado, implementado e executado.

"Officeless" é, em primeira instância, um movimento que defende o aumento do trabalho remoto baseando-se em equipe com maior autonomia, propósito e confiança. O movimento teve seu início muito antes da pandemia surgir no mundo e ficou mais evidente compulsoriamente por causa dela. Não é apenas um modismo e nem deve ser visto como um, porque de fato pode se tornar um modelo de trabalho que viabilize uma transformação positiva em larga escala na sociedade. 

Trabalho remoto é muito mais do que ativar o home office, é sobre gerir recursos físicos, digitais e humanos. 

Tendo em vista que um número grande de processos de trabalhos já estão online, parece óbvio que essa possibilidade de trabalho remoto seja, cada vez mais, considerada pelas lideranças empresariais. Se todos podem acessar o que precisam online e ao mesmo tempo, não é necessário que estejam ocupando o mesmo espaço físico para compartilhar uma atividade de trabalho. Um bom exemplo é que, atualmente, equipes podem criar uma reunião virtual e trabalharem num mesmo documento, ao mesmo tempo, sem a necessidade de estarem compartilhando o mesmo espaço físico. Ou seja, houve uma desmaterialização do processo de trabalho que não necessariamente perdeu qualidade. 

A desmaterialização vem acontecendo em várias instâncias do nosso cotidiano, desde as mais ousadas técnicas de vendas quando oferecem ao cliente um óculos com realidade virtual simulando o uso do objeto de desejo, até o mais simples hábito de assistir um filme em streaming, substituindo a locação de um DVD na locadora. Não é diferente para o conceito "Officeless"… 

E para o negócio o que isso quer dizer? 

Indica que, ao trocar o físico para o virtual, pode impactar em uma economia de custos fixos, tais como:  locação, condomínio, água, luz, arquivo, papel, etc. 

No âmbito de gestão de pessoas, há possibilidade de aumentar a qualidade de vida da equipe. Se ao adotar o home office, as pessoas reduzirem o stress gerado no tempo e trânsito de locomoção, já é um indicativo positivo para o bom desempenho do negócio. 

A teoria é que as atividades continuarão sendo executadas independente do local físico da equipe. 

Como bem colocado e bastante discutido por Thomas L.Friedman no seu livro “Quente, plano e lotado”, o mundo já vinha com uma tendência de globalização e embora geograficamente ele seja redondo, em termos de negócios e principalmente de prestação de serviços, se tornou plano e sem fronteiras. A internet aliada às telas permitiu quebrar diversas barreiras de comunicação, dando acesso “real time” para qualquer pessoa em praticamente todos os lugares. A pandemia teve o papel de acelerar o processo de conexão para aqueles que estavam vivendo o mundo mais físico do que online. 

Dessa forma, as possibilidades para os negócios avançam para outros campos, permitindo por exemplo, tanto a contratação de equipe de qualquer lugar do Brasil e quiçá do mundo, com opção para selecionar a dedo o profissional que melhor convier ao escritório, quanto atender clientes fora da cidade do escritório, portanto ampliando geograficamente o potencial de negócios.

A contrapartida é que essas possibilidades de contratação e ampliação de potencial de negócios valem para o seu escritório e também para seus concorrentes. Se torna um diferencial competitivo para quem souber aproveitar melhor.

Como qualquer transformação, a migração para o "Officeless" deve ser ponderada, devendo ser aplicada depois de feitas algumas análises. 

Abaixo algumas questões que devem ser ponderadas numa eventual migração:

  • haverá redução de custos fixos como aluguel, condomínio, água, luz, equipamentos de escritórios, facilities, etc
  • embora menor, o escritório pode ser melhor equipado para atividades específicas da equipe e/ou para receber clientes?
  • equipe poderá ter maior autonomia e flexibilidade na gestão das atividades gerando satisfação pessoal?
  • haverá um aumento de qualidade de vida para equipe? 
  • há possibilidade de adotar uma gestão compartilhada a fim de reduzir o peso de decisões de poucos ou únicos gestores com a equipe?
  • o escritório tem condições de apoiar com investimento, se necessário, em estrutura de home office para equipe já que essa é uma condição básica para existência do "Officeless"?
  • é viável implementar a administração do uso inteligente do espaço físico? Uma vez que se tornará reduzido, gerir a utilização conforme a importância da atividade a ser exercida é fundamental!
  • é possível considerar a implementação de controles de produtividade para garantir o bom uso do tempo a serviço do escritório?
  • quais são os cuidados necessários para controlar eventual desorganização nos horários de trabalho e entregas para clientes?
  • haverá um aumento de stress para quem não se adapta ao home office?
  • qual a dificuldade na atualização do modelo de gestão de pessoas para estar adaptado ao "Officeless"?

Com o resultado dessa análise, seu escritório pode decidir sobre a possibilidade de migração de cenário, catalisando todas as oportunidades que o momento está oferecendo e minimizando os riscos de uma tomada de decisão com menor embasamento.

Ser "Officeless" exige cautela e administração da condução de todos os pontos acima mencionados. Por outro lado, reforçamos que, ao retrabalhar a administração e eventual atualização dos processos de trabalho, pode haver um ganho no aspecto financeiro, de gestão de equipe e até de vantagem competitiva do escritório frente aos concorrentes.

Ao decidir pelo "Officeless", os escritórios passam por alguns steps de trabalho que são idealizar, implementar e executar. 

Idealizar no sentido de desenhar o que é adequado para o escritório, considerando a cultura atual. Determinar quais atividades deverão ser executadas em modo remoto, quais equipes são passíveis de estar "Officeless", quando e quanto serão "Officeless", e assim por diante.

Implementar significa aliar o que é idealizado às necessidades de estrutura, ou seja, tangibilizar o idealizado. Nesse momento há a necessidade de selecionar as ferramentas para a atuação online das equipes, viabilizar as estruturas físicas para que todos consigam executar as atividades de forma esperada, treinar as equipes nas ferramentas quando necessário, selecionar os indicadores de desempenho para acompanhamento da mudança realizada, criar processos de controle de entrega e produtividade, etc.

Executar significa aplicar o que foi implementado e ajustar ao longo do tempo. A prática certamente trará alguns obstáculos não previsíveis e que devem ser reparados para que o idealizado se efetive. 

BÓREA tem apoiado os escritórios na gestão do negócio a fim de aproveitar as oportunidades que o momento oferece e minimizando os efeitos negativos que essa migração de cenário pode causar.

 

A BÓREA, consultoria especializada em gestão de escritórios de advocacia, é liderada por Mario Esequiel, que atua há anos no mercado jurídico, possuindo experiência em grandes escritórios de advocacia, e pode apoiar a gestão do seu escritório.